El transporte por carretera mueve la mayor parte de la carga de Chile, y buena parte de esos camiones no pertenece a quien encarga el flete: son transportistas subcontratados. Para el mandante, eso suma dos frentes de cumplimiento: el laboral y previsional que exige la Ley 20.123 para cualquier contratista, y el propio del transporte, donde un conductor sin licencia vigente o un camión con la revisión técnica vencida es un riesgo de seguridad, de seguros y de responsabilidad. En esta guía repasamos qué documentos pedir, cada cuánto y por qué revisar papeles ya no basta.
Qué significa acreditar a un transportista
Acreditar es mantener, para cada empresa, conductor y vehículo que trabaja para ti, un estado claro de habilitado o no habilitado, basado en documentos vigentes y validados. No es una revisión que se hace una vez al firmar el contrato: los documentos vencen, los conductores rotan y los vehículos cambian.
Documentos de la empresa transportista
- Antecedentes de la empresa: escritura o constitución, RUT, poderes del representante legal y el certificado F30 de antecedentes laborales y previsionales.
- Cumplimiento mensual: liquidaciones, planillas de cotizaciones y el certificado F30-1 del período, como cualquier contratista bajo la Ley 20.123.
- Seguridad y salud: reglamento interno, adhesión a un organismo administrador de la ley de accidentes del trabajo y la documentación preventiva que pida tu faena conforme al DS 44.
- Seguros: pólizas de responsabilidad civil y de carga, si tu contrato las exige.
Documentos del conductor
- Licencia de conducir de la clase que corresponde al vehículo (por ejemplo, las clases profesionales para camiones y tractocamiones), vigente y sin restricciones que impidan la operación.
- Examen psicosensotécnico vigente, cuando tu matriz lo exige con una periodicidad propia.
- Contrato de trabajo y anexos, con la jornada pactada.
- Exámenes de alcohol y drogas, según tu política y la de la faena.
- Inducción y entrega de EPP, firmadas.
Documentos del vehículo
- Revisión técnica vigente.
- Permiso de circulación del año.
- SOAP, el seguro obligatorio de accidentes personales.
- Seguro de carga y otros seguros que exija el contrato.
- Certificados específicos según la carga: por ejemplo, para cargas peligrosas o equipos especiales.
Vencimientos: el problema de fondo
En una flota subcontratada de decenas de camiones y conductores hay vencimientos todas las semanas. La práctica habitual es una planilla con fechas y alguien que la revisa; el resultado típico es enterarse de un documento vencido cuando el camión ya está en ruta. Algunas reglas que ayudan:
- Avisa con anticipación al transportista y a tu equipo, por ejemplo a 30, 15 y 7 días.
- Distingue requisitos bloqueantes (licencia, revisión técnica, SOAP) de los que solo generan alerta.
- Calcula el estado automáticamente: si un requisito bloqueante vence, el recurso pasa a no habilitado ese mismo día, sin esperar una revisión manual.
Por qué los papeles no bastan
Un sistema documental puede decirte que el conductor asignado tiene su licencia vigente. Lo que no puede decirte es quién manejó el camión hoy. En transporte subcontratado son frecuentes los cambios de conductor de último minuto, los vehículos de reemplazo y los viajes que no pasan por el sistema de asignación. El riesgo está justamente ahí: en la diferencia entre lo que dicen los documentos y lo que ocurre en la ruta.
Cerrar esa brecha requiere datos de la operación real: posición GPS del vehículo, identificación del conductor en el equipo o en una app, ingresos a faena y viajes asignados en el TMS.
Carga una vez, cumple con todos
Del otro lado, el transportista que trabaja para varios mandantes suele cargar los mismos documentos en varias plataformas distintas, cada una con sus formatos y plazos. Una carpeta única, que el transportista comparte con los mandantes que autoriza, reduce ese trabajo y mejora la calidad de lo que llega.
Preguntas frecuentes
¿La Ley 20.123 se aplica a los fletes?
Si contratas a una empresa de transporte para que preste un servicio con sus propios conductores, bajo su cuenta y riesgo, y no se trata de un servicio discontinuo o esporádico, en general estás frente a un régimen de subcontratación. En ese caso aplican los derechos de información y retención y la responsabilidad del artículo 183-B, además de los requisitos propios del transporte.
¿Cada cuánto se revisan los documentos?
Depende del documento. Los de la empresa se piden al ingreso y se renuevan según su vigencia; los laborales y previsionales, cada mes; y los del conductor y del vehículo, según su fecha de vencimiento. Lo importante es que tu matriz documental defina la periodicidad de cada uno y que el sistema avise antes de que venzan.
¿Qué pasa si un conductor no habilitado igual sale a ruta?
Ese es el riesgo que un control solo documental no ve. Con datos de la operación real, como el GPS del vehículo y la identificación del conductor, es posible detectar el viaje, generar una alerta y dejar el hecho registrado como evidencia, en lugar de enterarte después de un accidente o una fiscalización.
¿Quién debe cargar los documentos?
El transportista, que es el empleador y quien tiene los documentos. Tu rol como mandante es definir qué exiges, validar lo que recibes y decidir con esa información a quién asignas viajes y a quién pagas.
Cómo lo hace GCheck
GCheck nace de GTrack, que gestiona flotas con GPS y TMS. El módulo de habilitación de conductores y vehículos mantiene una ficha por persona y por vehículo con su estado calculado en tiempo real y alertas de vencimiento. El cruce documento + GPS alerta cuando un vehículo no habilitado se mueve o un viaje lo inicia un conductor no acreditado, y el bloqueo en la asignación de viajes impide que el TMS asigne viajes a recursos no habilitados, salvo excepción autorizada y registrada. Para el transportista, la carpeta única funciona con una app de captura guiada y es gratis con un mandante.
Revisa los planes o solicita una demo con tu flota subcontratada.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Los requisitos específicos dependen de tu faena, tu carga y tus contratos.
